2023-03-27,如何进行有效的 项目管理？ 项目管理 项目管理工作中遇到棘手问题？个人职业发展遭遇瓶颈？也许你需要一个导师为你答疑解惑
【老邱百问】板块就是为此而设，主要关注项目管理和职业发展领域，给大家一个提问的平台，并有机会得到老邱的亲自解答，同时将问答分享，以供大家交流借鉴
老邱百问，答你所问question提问者：卓君提问：互联网偏技术的职位，做的较多的是公司内部的需求或项目，学了pmp后如何转到真正的项目经理老邱解答如果你已经是PMP，那么你一定对PMBOK的过程有所了解，很想把PMBOK所学到的知识运用与日常工作和日常项目中
项目管理人都是有项目管理思维的，比方项目立项管理、项目规划管理、项目执行管理、项目收尾管理，其实在我们日常工作中，还有很多PMBOK中都会提到非常实用的三大工具，今天我在这一篇文章里就给大家介绍项目经理的三大神器！我们也运用场景给大家介绍这三大神器的使用方法
神器一、mindmanager项目立项了，我们的章程已经发布，所有人都知道你已经被任命为项目经理了，当你摸不清头脑应该如何往下做的时候，PMBOK被打开了
原来，制定项目章程之后，你必须要完成项目管理计划了，但是该计划中这么多子计划让你无从下手


不急，听我慢慢道来！项目是由一个商业机会触发，而这些商业机会早已写在商业论证中，也在立项之前明确，在你的项目章程中也应该有高层级的目标和范围
作为项目经理的你，应该继续触发需求管理，项目管理的交付五花八门，有的是实现一个新产品，有的是为客户部署一个产品功能，有的是做企业内部交付，有的甚至只是单单一个流程优化
此时的你，大可不必惊慌，因为我们项目管理的方法是一样的，我们收集需求的工具和方法其实大多相同
1、产品类项目
这类项目的项目经理需要有敏锐的用户视角，你很清楚，你的产品设计的好坏会直接影响到用户的购买
所以，获得需求的样本量越大，对你的产品设计和研发越是有帮助
而这时的你要知道，产品设计数据是王道，所以需要大量问卷调查进行统计分析，跟团队进行头脑风暴，抽取样本开焦点小组及引导式研讨会等，甚至还需要考虑到发起人可能会有私人想法，然后对其运用访谈技术
2、部署类产品
部署类产品相对来说比较成熟，客户和用户的定位比较明确，他们的购买或者使用思路比较清晰，如上线一个ERP，又如部署一个基站做5G的升级
那么作为部署类项目的项目经理来说，建议使用的一些需求工具如：跟客户一起头脑风暴，开焦点小组会议，或者是引导式研讨会，然后对一些部门主管进行访谈等
3、内部交付类、流程优化类项目
你的用户群可能就是公司的某一些业务部门，需求样本量相对较少，你也不一定需要类似问卷这种大样本工具，我们建议使用：头脑风暴、焦点小组、引导式研讨会等，去触发用户对于需求的表明
无论在哪种模式下，这时候的项目经理一个开始头大了，需求越来越多，也越来越搞，早知道不跟这些用户开会了，他们又不懂，个个考虑自己的私利以自己为中心，而不是项目产品为中心了
PMBOK 又教我们我们可以用亲和图、名义小组、引导等方式给需求进行排序和分类，这样不至于使用户们提出的各种需求都纳入到我的项目范围
项目资金是有限的，项目经理不可能在有限的资源做出无限的功能
这种类型的需求工作会议，开多了就样样蔓延，开少了呢又怕遗漏需求
这时候，你完全可以使用这个神器，mindmanager
它集成了头脑风暴、亲和图、名义小组等各个工具的优势，当大家在谈每一个需求的时候，如果你用白板写出来还是不够装逼，此时的你可以用一台投影仪，连接着你的电脑，把大家谈到的各个散乱需求写在软件中，这个其实是头脑风暴的功能，边开会边合并需求，这其实是亲和图的功能，最后把各种类型的需求合并到一个总的脑图，这才是真正的需求树
这时候，我们该用名义小组或引导技术了，这么多需求画在一个图上的，也让用户们感到压力，因为他们自己一看这么复杂也打了不少退堂鼓
原来项目将来做出来是这么复杂的鸭，引导他们，还有走名义小组路线啊，不是不让大家畅所欲言，让他们先刷一遍存在感，让他们畅所欲言谈需求好了，当他们自己眼中看到是这么复杂的时候，就不太再会蔓延了
不蔓延了之后，我们就开始砍需求，让大家用名义小组投票每一个需求的重要程度，甚至我们可以用决策的投票技术让大家砍掉不需要的需求
这样的你，既跟用户们互动比较好，也体现了项目管理精神，需求让他们谈，需求也让他们自己去砍，砍完的就是你想要的东西了
这个需求会议建议从原先的头脑风暴汇总到思维导图，到现在的大家最终定下要做和不要做的需求，两个小时已经过去了
现在社会，头脑风暴软件已经非常普及，你的装逼程度也就一般，所以应该考虑我们的神器二
神器二、axure你让这么多用户参与需求会议，也通过访谈了解了老板们的私密信息，这时候你需要提升的是大家心中你的专业度了，把他们的需求迅速用原型法画出来
如果刚才在需求会议的2小时我们定下需求后，你趁热打铁马上能够画出原型，这会让无数人仰视你，他们心中无数个666
这个软件使用起来并不难，难的是你是否真的有艺术灵感和审美，你并不用把项目交付物全部画出，你只要能够画出基本框架就好
因为这时候的用户，虽然谈了需求，但其实他们脑子里空空无物
只有当你拿出一个雏形出来的时候，他们才会真的联想到是否那就是他们想要的，甚至会触发新的需求
在需求会的10分钟休息后，你马上画出了他们想要东西的草图，这个图不需要非常逼真，只要有功能和框架即可
之后我们的探讨才真正高效，而你的专业也将赢得用户的信任
你相信么，从这里开始，在他们心中，你已经是一个非常专业和优秀的项目经理了
此时的项目经理也心累，想想以前做了这么多年技术现在开始要能够画原型图，没办法，因为你越来越贴近用户，没有一技防身咋办呢？接下来就要搞定团队的人了，我们建议使用神器三
神器三、wbs chart pro这款软件我曾经用过，但是貌似近几年在国内并无销售，所以大家可能要花点心思才能找到
对外通过思维导图、exure可以搞定，但是对内就要考虑如何做出这些产品和功能，而我们众所周知项目经理的分工作包的工具叫做WBS，如果你再像以前一样靠手绘或者用PPT绘制，已经不再装逼
另外，我们在能够自伤而下分解到工作包的同时，我们也可以考虑如何把进度自上而下的粗略分解，把成本也自上而下的粗略分解了
对于一些小型项目来说，是否要画出甘特图其实并不是那么重要，可以用这样子的分解，也可以对每个工作包进行自上而下的估算，其实我们已经可以开工和准备做了
如果大家问我，让项目能够快速的运作起来，还缺少什么，其实就少了任务分配这个维度
因为wbs chart pro把任务也分解到了工作包，每个工作包也有它自己的开始时间和结束时间，我们接下来可以用EXCEL作一个RACI模型把分工这个功能给加上去，这样，整个项目的前期规划已经是非常完美了
我们已经有了工作包，每个工作包的开始和结束时间，再做一个表，注明谁负责完成这些工作包即可
本期呢，我没写那么多的心理治愈类的话，也没写项目经理职业观点，我实在一些，教大家项目管理里非常有用的三大神器，不知道你们用过哪一个呢？欢迎回复和点评，也欢迎大家的指正
我们下一期见哦~~如何提问老邱百问，答你所问
有效项目管理的六个主要步骤 （1）做可行性分析 有些公司经常做可行性分析，但只是重于形式
此外对于项目的取舍大部分在于领导心血来潮的选择
由于没有经过认真、合适的可行性分析，我们往往在付出巨大代价后才意识到原来的项目不适合我们，不但这个项目失败了，更为甚者是它也拖垮了其他可以做的项目，到头来是两手空空
（2）做需求分析 做项目开发，没有真正的客户，所以无从获得用户需求
进行产品开发，但不是和市场人员紧密结合
研发部门说：“我们需要针对真正的需求开发，但现在我们只是盲目、想象的开发，所以我们的工作事倍功半甚至是无功而返
”市场销售人员则抱怨：“研发部门开发的东西大部分不是客户需要的，即便是也不符合用户要求，这种产品我们找不到买主，所以我们没有销售额，也不能开拓市场
”如此一来搞得领导总是讨论“是先有鸡还是先有蛋”
可想而知，即便我们有做需求的意识和方法，需求也总是流于应付差使
（3）做风险分析： 有些公司很少做风险分析，主要有三个原因：年轻而又勇敢的领导、雄厚的资金、招之即来的人员
但是大部分项目没有成功也正是源于此：领导经常做欠妥当的决策，由于忽略考虑重要因素致使项目半途而废；雄厚资金不等于雄厚的实力，被力所不能及的工作拖着；以及不能召集或者留住优秀人才，他们不仅仅需要金钱，成就和阅历对他们来说更重要
（4）制定项目计划 有些公司的项目计划大部分是应付差使，原因就是领导或潜在的准用户下达极短工期的死命令
这使我们立即投入到编码工作中，无暇于他
我们经常和项目经理说：“我们都知道这种工期不可能完成，如果我是你，我会要求延长工期，否则让领导找其他能人，你这样接下工作是对我们的不负责
”项目经理则会说：“如果我走，别人也会这么做
其中的区别是我失去了工作，你们依旧处于同样的情景
” （5）有效控制，合理支持 一个项目的成功离不开周围环境支持和有效控制，他们包括质管部门项目跟踪和在各进行阶段评审
关于此处我认为有两个重点：真正合格的专家，起到的作用是监督、指导、总结和提高
同时也需要自己内部做配置管理工作，在进行大型项目的时候能够做到有条不紊
测试人员和开发人员应该紧密配合
这主要是上层的治理策略：如果测试出现错误则针对相应的开发人员进行惩罚和降低效绩考核成绩，如果通过测试后仍有缺陷则针对相应测试人员进行处理
这样导致工作人员之间时时怒目相对，结果是三败俱伤
（6）使组织充满活力 由于没有及时引导员工有效沟通以及实施奖惩制度，导致公司内部不团结，不能做到知识、技术共享
同事之间互相不了解，不信任，不能互相帮助，以至互相猜忌、争夺，损失了大量的时间和经历，导致不能很好的合作生产出好的产品
因此一个好的公司应当注重提升组织的活力
一个项目过程分为五个阶段，分别如下： 1. 启动阶段：确定变更是否必要，启动项目 2. 规划阶段：规划项目相关工作 3. 执行阶段：执行项目相关工作 4. 管理和控制阶段：项目期间完成所有监测进度相关工作 5. 结束阶段：完成和交付项目，解散项目团队 想要有效的进行项目管理，可以从以下五个方面入手： 一、确定和会见项目相关利益者——与利益相关者会面，针对他们的需求和期望进行讨论，为项目范围、项目预算和项目时间轴建立基线
二、定义目标和确定目标的优先级——在了解利益相关者的需求之后，定义清晰的项目目标和确定目标的优先级
三、定义里程碑和可交付成果——明确重要的里程碑、交付成果以及根据所定义的项目目标制定所需要的项目计划步骤
四、创建工作分解结构和时间表——针对每个可交付成果，定义必须完成的一系列任务，从而完成每个可交付成果
并给每个活动确定活动时间、活动责任人以及活动需要的资源
五、向利益相关者展示项目计划——向利益相关者解释你的项目计划如何满足他们的需求，同时展示冲突解决方案
项目计划通过后，就进入项目执行阶段，这是项目生命周期中最漫长、最困难的阶段
在项目执行阶段，需要制定实际的项目可交付成果，提交给利益相关者（如客户）进行验收
当然，在执行一个项目的时候，一个好用的项目管理系统也是必不可少，给大家推荐一下8MSaaS PM这款工具，基于云端部署，不仅成本低，而且功能强大，帮助项目经理高效管理项目时间、成本、质量、变更、沟通、风险和问题
还可以按需增加工时、采购、财务、销售等管理，实现项目整体把控
能够将复杂的项目管理过程简单化、规范化
这个问题我觉得等同于：让你接手一个项目，你会如何管理？接下来我们就一起来看看吧
项目经理不同于产品经理通常所具有的固定的或直线的权利，项目经理往往需要在一个临时的、虚拟的团队架构中，发挥自己的影响力，并达成项目的目标
从工作的难度和复杂度看，项目经理一点不比产品经理简单
如今很多企业已经开始尝试“生物型组织”的运营模式，企业内部大大小小的项目只会越来越多的出现
一些原则，希望能够帮助诸位PM从优秀走向卓越
一般来说，项目管理分成启动、计划、实施、控制和收尾五个阶段，每个阶段都有一些要点值得项目经理重点关注
做到知己知彼，能让我们的管理工作更有章法
启动阶段第一，澄清项目目标，找准项目背后的问题所在
第二，找准项目干系人，特别是潜在的支持者和反对者，团结一切可以团结的力量
第三，风险评估，结合公司内外部的环境，做出风险预案
计划阶段第一，组建项目的核心小组，成员要能满足项目对于经验、技能和资源的要求
第二，完成任务分解，使项目的颗粒度足够分解到个人或小组可完成、可测量的程度
第三，设置进度安排，为各项任务设定责任人、完成时间并匹配所需资源
实施阶段第一，带好团队，通过基于事和基于人的方式对团队进行激励
第二，管理项目进度，通过会议、文档及相关的项目管理工作，使项目有序推进；第三，处理好沟通协作的问题，特别是跨部门、跨部门的沟通问题，争取让各方都能在协作中实现各自价值
控制阶段第一，识别计划的偏离，判断变化影响的是任务还是目标，因势而变
第二，用好控制工作，包括费用表、人员负载量表等，使项目资源与项目进度相匹配
第三，设定并管理项目的里程碑，通过不断实现“小”的胜利，来实现项目“大”的成功
收尾阶段第一，总结汇报，通过有效的形式呈现项目成果，并做完整交付
第二，项目复盘，要深入分析项目目标、项目里程碑与最终成果之间的差距，分析得失，固化经验
第三，项目知识管理，不单单是资料留存，更重要的是知识流转和应用
当然，每个阶段要做的工作远不止三件儿
这里主要是为了方便大家理解和记忆，做了一些甄选
好的项目经理，不需要死记硬背这些内容，因为这些要点已经融入到了他的全盘工作计划中
职场中的每个人，如果不是项目经理，那么就一定是一个或若干个项目的团队成员
了解并掌握项目管理的核心要素，将有助于我们不断提升职业化的工作能力，并不断创造新的价值
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