ERP 管理系统基于一个规范定义的数据结构（模式）而设计，该数据结构通常拥有一个通用数据库。这有助于确保整个企业统一使用基于通用定义和用户体验的规范化信息。借助 ERP 管理系统，企业可以将这些核心构造连接至跨业务部门（财务、人力资源、工程、营销和运营等部门）的工作流驱动的业务流程，从而将系统和系统用户连接起来。简而言之，ERP 是现代企业用于整合人员、流程和技术的工具。

例如：让我们以一家从多个供应商处采购零部件的汽车制造企业为例来说明。ERP 系统不仅能跟踪物料的申请和采购过程，还能确保每个部件在整个采购到付款流程中都使用统一、清洁的数据，并且这些数据始终与企业工作流、业务流程、报告以及分析相关联。这家汽车制造企业妥善部署了 ERP 管理系统，之后他们开始使用适当信息来统一标识各个部件。例如，他们用零件名称、尺寸、材料、来源、批号、供应商零件编号、序列号、成本和规格，以及其他许多描述性和数据驱动的信息来标识“前制动片”。数据是每一家现代企业的命脉，因此企业需要借助 ERP 管理系统来更轻松地收集、组织和分析数据，并将数据分发给需要它们来有效履行其职责和任务的个人和系统。

ERP 管理系统还能确保将这些数据字段和属性汇总到企业总账中的正确账户，以便正确跟踪和表示所有成本。如果“前制动片”在一个软件系统（或者一组电子表格）中称为“前制动器”，在另一个系统中称为“制动片”，在第三个系统中又称为“前片”，那么这家汽车制造企业将很难搞清楚每年究竟在“前制动片”上花了多少钱，以及是否应该更换供应商或者与供应商商谈更优惠的价格。

ERP 管理系统的一个重要原则是集中收集并广泛分发数据。ERP 让混乱的环境变得秩序井然。通过实施 ERP，企业不必再使用多个单独的数据库以及大量零散孤立的电子表格，所有用户（从 CEO 到应付账款办事员）将能以一致的方式创建和存储数据并使用来自通用流程的相同数据。安全、集中化的数据信息库让企业中每一个人都增强了信心，因为他们知道自己能够及时获得准确、完整的数据。组织中执行的每一个任务（从季度财务报表到各个未偿应收账款报告）因此而确保了数据完整性，摆脱了对容易出错的电子表格的依赖。

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