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1、第第4章章 总账管理总账管理 chapter3 general legers management 4.1 系统概述 4.2 总账管理系统初始设置 4.3 总账管理系统日常业务处理 4.4 总账管理系统期末处理 总账管理总账管理-系统概述系统概述 l地位 l会计信息系统的核心子系统会计信息系统的核心子系统 l功能 l初始设置初始设置 l凭证管理凭证管理 l出纳管理出纳管理 l账簿管理账簿管理 l辅助核算管理辅助核算管理 l月末处理月末处理 总账管理总账管理-数据关系数据关系 /data relationship l总账管理系统与其他系统的数据关系 薪资管理薪资管理 固定资产固定资产 资金管理资

2、金管理 应收应付应收应付 记账凭证记账凭证 记账凭证记账凭证 记账凭证记账凭证 记账凭证记账凭证 总总 账账 存货核算存货核算 成本管理成本管理 记账凭证记账凭证 记账凭证记账凭证 其他费用其他费用 账证账证 余额表余额表 决策支持决策支持 会计报表会计报表 财务分析财务分析 总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程 l总账管理系统的应用流程 总账日常业务处理总账日常业务处理 框中所包含的框中所包含的 项目已经在企项目已经在企 业应用平台中业应用平台中 设置完成设置完成 总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程 l总账管理系统的应用流程 总账期末处理总账期末处理 总账初始化总账初始化 总账

3、管理总账管理-业务处理流程业务处理流程 l总账管理系统的应用流程 开始下月业务开始下月业务 总账日常业务处理总账日常业务处理 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l控制参数设置 l必要性 l为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账 作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项 参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身 的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 l软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置 决定了企业的应用模式和应用流程。 l参数分类 l凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他 l选项设置-凭证 总账管理总账管理-

4、-初始设置初始设置 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l选项设置-凭证 l制单控制 l制单序时控制： 该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期 l支票控制 两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理 达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能 l赤字控制 控制对象：资金及往来科目或全部科目 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给 予提示 l可以使用应收受控科目 即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l选项设置-凭证 l凭证控制 l现金流量科目必录现金流量项目 填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金

5、流量的科目” 系统要求指定现金流量项目及金额 l自动填补凭证断号 新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的 凭证号 l凭证录入时结算方式及票据号必录 在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及 票据号。 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l选项设置-凭证打印 l合并凭证显示、打印 l选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审 核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按 科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供 是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据 号必录 l打印凭证页脚姓名 l决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核 人、记账

6、人的姓名。 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l选项设置-权限 l制单权限控制到科目制单权限控制到科目 l单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用 的科目为费用类科目和现金科目 l制单权限控制到凭证类别制单权限控制到凭证类别 l限制某个操作员只能填制某个类别的凭证 l操作员进行金额权限控制操作员进行金额权限控制 l系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如 财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员 只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必 要的责任事故带来的经济损失。 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l选项设置-权限 l凭证审核控制

7、到操作员凭证审核控制到操作员 l如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制 的凭证，则应选择该选项。 l出纳凭证必须经由出纳签字出纳凭证必须经由出纳签字 l出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业 务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填 制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。 l凭证必须经由主管会计签字凭证必须经由主管会计签字 l如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据， 则应选中该项。 l允许修改、作废他人填制的凭证允许修改、作废他人填制的凭证 l如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭 证有误时是

8、否允许修改或作废。 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案设置-财务信息 会计科目会计科目设置企业核算的科目目录设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案先设置科目编码方案 及外币及外币 总账、工资、总账、工资、 固定资产、应固定资产、应 收、应付收、应付 凭证类别凭证类别设置企业核算的凭证类型设置企业核算的凭证类型 总账、工资、总账、工资、 固定资产、应固定资产、应 收、应付收、应付 外币外币设置企业用到的外币种类设置企业用到的外币种类 及汇率及汇率 所有子系统所有子系统 项目目录项目目录设置企业需要对其进行核设置企业需要对其进行核 算和管理的对象、目录算和管理的对象、目录 可将存货、

9、成本对象、可将存货、成本对象、 现金流量直接作为核现金流量直接作为核 算的项目目录算的项目目录 所有子系统所有子系统 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-外币 2。选择固定汇率， 输入汇率 1。输入外币基本 信息，确认 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-凭证类型 类别字类别字类别名称类别名称限制类型限制类型限制科目限制科目备注备注 收收收款凭证收款凭证借方必有借方必有1001,1002设定限制类型和限制科设定限制类型和限制科 目的含义在于可以让计目的含义在于可以让计 算机自动判断用户输入算机自动判断用户输入 的内容是否与选择的凭的内容是否与选择的凭

10、 证类别相符。证类别相符。 付付付款凭证付款凭证贷方必有贷方必有1001,1002 转转转账凭证转账凭证凭证必无凭证必无1001,1002 填制凭证时选择错误的凭 证类型系统弹出相应的提 示信息 l会计科目体系设计的原则 总账管理总账管理-初始设置初始设置 管理费用明细表管理费用明细表 部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 1010项项合计合计 企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 l会计科目-满足报表的编制要求 总账管理总账管理-初始设置初始设置 管理费用明细表管理费用明细表 部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 总经理办 财务部 人事

11、部 采购部 销售部 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成手工账科目设计及报表生成 总账管理总账管理-初始设置初始设置 管理费用明细表管理费用明细表 部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成计算机账科目设计及报表生成 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-新增会计科目 总账管理总账管理-初始设置初始设置 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-指定会计科目 只有指定了“现金总账科目” 和“银行总账科目

12、”，才能 进行出纳签字，查询现金日 记账和银行日记账。 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l增加项目大类 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l定义项目级次 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l选择项目核算科目 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l进行项目分类定义 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l增加项目档案 l基础档案设置-收付结算 结算方结算方 式式 资金收付业务中用资金收付业务中用 到的结算方式。到的结算方式。 总账、

13、应收、总账、应收、 应付应付 付款条付款条 件件 设置企业与往来单设置企业与往来单 位协议规定的收、位协议规定的收、 付款折扣优惠方法付款折扣优惠方法 应收、应付应收、应付 开户银开户银 行行 设置企业在收付结设置企业在收付结 算中对应的开户银算中对应的开户银 行信息行信息 应收、应付应收、应付 总账管理总账管理-初始设置初始设置 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-收付结算-结算方式 在填制凭证时，使用设置了“票据 管理”的结算方式时，系统要求登 记支票登记簿（未事先登记）或支 票报销功能（前面已登记） 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l数据权限设置-数据权限控制设置 选

14、择对“部门”进行数据权限控制 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l数据权限设置 设置用户“田晓宾”可以对 “销售一部”的数据进行“查 询和录入” 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l准备期初数据准备期初数据 l为什么？ l很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息 管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承 历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为 止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期 初数据，才能保持业务的完整性。 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l总账期初余额准备总账期初余额准备 l准备总账各科目的期初数据准备总账各科目的期初数据 l年初建账

15、年初建账 准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选 择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月 末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没 有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。 l年中建账年中建账 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余 额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生 数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将 该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整 理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将 自动计算年初余额。 总账管

16、理总账管理- -初始设置初始设置 l总账期初余额准备 l准备辅助账各科目的期初数据 l如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项 目的期初余额。 l如何准备？ l应收账款按客户整理 l应付账款按供应商整理 l个人往来按职员整理 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l总账期初余额录入总账期初余额录入 l末级科目的余额可以直接输入。 l非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据 逐级向上汇总而得。 l科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后， 还要输入相应的数量和外币信息。 l科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余 额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额 输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接 输入。 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l总账与辅助账的关系 科目名称科目名称方向方向币别币别/计量计量年初余额年初余额 1-启用月累计启用月累计 借方发生额借方发生额 1-启用月累计启用月累计 贷方发生额贷方发生额 期初余额期初余额 现金现金(1001) 借借7,256,157.39 7,254,000.00 14,195.89 应收账款应收账款(1131) 借借 6