2BizBox®用户手册采购管理v3.1.02BizBox® ERPinfo@2版权声明 Copyright© 2011, Serva Software 公司保留所有版权。2BizBox、servasoft 和Serva Software 是Serva Software 公司的注册商标。本文所涉及的其他品牌是各自公司 的注册商标，在此仅作为标识目的。目 录 前言 1 1.供应商地址基本信息的维护 21.1添加供应商地址21.2更新供应商界面介绍31.3供应商详细界面41.4查询/搜索供应商5 2.询价单的基本信息维护 62.1添加询价单62.2更新询价单82.2.1更新询价单的基本信息82.2.2更新询价单子项92.3询价单详细界面 112.4从询价单创建采购单 122.5查看/搜索询价单 12 3.采购单的基本信息维护 133.1添加采购单 133.2更新采购单 143.2.1更新采购单的基本信息 153.2.2更新采购单子项 163.3采购单详细界面 183.4建立预付款 193.5更新预付款 193.6搜索/查询采购单203.7添加采购单审批人21 4.退货单的基本信息维护 244.1添加新退货单244.2更新退货单254.2.1更新退货单的基本信息264.2.2更改退货单子项274.3退货单详细界面284.4搜索/查询退货单29C Copyright○2011 2BizBoxi4.5添加退货单审批人30C Copyright○2011 2BizBoxii 前言供应部主要负责物料的询价，采购以及对有问题的物料进行退货。

1.名词解释为了便于理解，我们先介绍一下2BizBox 中的几个重要概念： ①零件：本手册中所提到的“零件”是2BizBox 系统中的最基本元素，它是指 与产品生产相关的所有物品，如成品、半成品、零部件、辅料及原材料等。每一 种“零件”在系统中均要有编码，具体编码可参照《物料编码规则》。 ②采购单：本手册中所提到的“采购单”是2BizBox 系统中最重要的单据之一， 它是指我方给供应商下的订单，主要包括需要采购的零件、备注、文档等。 ③询价单：本手册中所提及的“询价单”是2BizBox 系统中用来向供应商询价 的单据，主要包括需要询价的零件、数量、单价等。 ④退货单：采购过来的物料有质量等问题，需要退货给供应商，系统中对这些 退货给供应商的单据称为退货单。 2.手册编写约定为使手册更加简洁明了，我们用简单的符号或词语代替部分文字描述。文字描述代替符号或方式举例 按钮【】确定按钮，可简化为：【确定】 按下鼠标左键 单击点击确定按钮，简化为：单击【确 点击某一对象定】 双击鼠标左键 双击双击鼠标左键打开“图纸” 打开某一对象 进入标题为“添 用黑体表示具体界面名“进入添加采购单界面” 加采购单”的界 称 面 需填写的空白在供应商编码一栏填入供应商 框的编码C Copyright ○2011 2BizBox1 1. 供应商地址基本信息的维护供应商地址是系统中维护的基本信息之一，首先我们需要将这些基本信息录 入到系统中，才可以添加采购单、询价单、供应商的协议价等。

月末系统通过总 结分析采购单，可以统计出各个供应商交货的及时率。 1.1 添加供应商地址图1-1单击“图 1-1”红框中所示的【添加客户/供应商】，即可进入“图 1-2”所 示的添加供应商界面图1-2 添加供应商界面参数释义：C Copyright ○2011 2BizBox2界面参数 参数释义 编号必填项，编号是用来唯一标识该供应商 名称必填项，供应商的名称在“图1-2”中按照《供应商编码规则》填入新供应商的编号和名称， 点击【添加】，即可进入更新供应商界面。 1.2 更新供应商界面介绍2BizBox 提供了多种方式进入供应商更新界面，在此界面中可以完善或修改 供应商的信息：图1-3 更新供应商界面参数释义： 界面参数参数释义C Copyright ○2011 2BizBox3 编号编号是用来唯一标识供应商，供应商编号一旦添加就不可更改 付款方供应商的付款地址，可以与该供应商不同 名称供应商的具体名称 地址供应商的具体地址，如果该供应商有附加地址，可以填入地址二中 重量单位供应商提供的主要产品的重量单位 币种供应商用来交易的货币 多语言描述 如果是外国供应商，可以为供应商添加其他语言的描述 信贷额度供应商在我方的信贷额度，如果供应商超出该额度，系统将会给出一些警告 联系人供应商的主要联系人，可以添加一个或多个完善所有信息后，点击【提交】，系统将进入供应商详细界面。

1.3 供应商详细界面“图1-4” 中列出了与供应商相关的所有信息。C Copyright ○2011 2BizBox4图 1-4点击【复制】，可以将该供应商的所有信息复制到另外一个新的供应商上。 1.4 查询/搜索供应商系统提供了多种方式来查询/搜索供应商的信息，“图1-5”中 1 ○是通过供应商的详细编号来查看该供应商的详细信息； ②是通过多种条件搜索供应商，可根据需要任意组合这些条件进行查询。如果保 持查询参数为空，系统将会列出所有的供应商； ③是通过供应商的编号模糊搜索以输入编号开头的所有符合条件的供应商； ④是通过供应商的名称模糊搜索以输入名称开头的所有符合条件的供应商； ⑤是列出系统中所有的供应商； ⑥列出系统中所有被锁定的供应商。C Copyright ○2011 2BizBox5图1-5 2. 询价单的基本信息维护当供应部收到计划部打印的物料需求计划表时，供应部可以按类型分类才安 排采购计划。采购之前，供应部如需对某些产品询价，可在系统中添加询价单。 2.1 添加询价单C Copyright ○2011 2BizBox6图 2-1单击 “图2-1”红框中所示的【添加询价单】，即可进入“图2-2”所示的 添加询价单界面：图2-2 添加询价单界面参数释义：界面参数 参数释义C Copyright ○2011 2BizBox7 供应商编号填入需要询价的供应商编号或者点击 按钮，从地址模块中选择供应商的编号点击【添加】，即可进入更新询价单界面。

2.2 更新询价单“图2-3” 可以更新或完善询价单的基本信息，同时还可以添加询价单的 子项，子项为该询价单包含的询价的零件。图 2-3下面分询价单的基本信息和询价单项来介绍： 2.2.1 更新询价单的基本信息C Copyright ○2011 2BizBox8图 2-4 更新询价单的基本信息界面参数释义：界面参数 参数释义 询价单号询价单号是系统自动给定的，是用来唯一标识该询价单的，一旦创建，就不可更改 询价单日期 创建该询价单的日期，不可更改 状态询价单的状态，新建时状态为未审批 审批日期审批该询价单的日期 审批人审批该询价单的领导 供应商编号 需要询价的供应商编号 付款方编号 我方付款的地址编号，默认为控制面板公司设置中的付款方地址 收货方编号 我方收货的地址编号，默认为控制面板公司设置中的收货地址 币种与供应商进行交易的币种 2.2.2 更新询价单子项C Copyright ○2011 2BizBox9图 2-5 更新询价单子项界面参数释义：界面参数 参数释义 项号唯一标识该询价单的子项，系统默认从‘001’开始 零件号必须输入，填入需要询价的零件 类型该零件的类型 版本该零件的版本 图纸零件上是否有图纸 数量需要询价的零件的数量 单位该项零件所使用的单位 成本/单位供应商给定的零件的价格 税率需要缴纳的税率 折扣率供应商折扣的比率 小计小计 = （单价×数量）- 折扣 发货日期供应商可以发货的日期 状态该询价单项的状态“图2-4”中可以更改询价单的子项，在零件号和数量中输入需要询价 的零件，点击 图标，系统进入更改询价单项的详细界面。

C Copyright ○2011 2BizBox10图 2-6在此界面可以输入零件的单价，折扣，税率等信息，点击【确定】即 可将此项加入到该询价单中。在“图2-3”中，所有信息完成后，点击【提交】，即可完成询价单信息的 修改。 2.3 询价单详细界面询价单详细界面给出了询价单的所有信息，询价单上具体属性的含义可以 在更新询价单上查看。除此之外，领导可以在询价单详细界面上进行审批（点击按钮，若无审批权限，可先添加询价单的审批权限，询价单的审批权限和采 购单的审批权限相同），一旦审批，该询价单的状态就变成“打开”。“图2-7” 中下面的红方框给出了该询价单的金额信息。小计为此询价单上所有子项的小计 之和，总计=小计+税+运费。C Copyright ○2011 2BizBox11图 2-7 2.4 从询价单创建采购单询价单一经审核，即可生效。此时就可以通过该询价单生成采购单，系统中 询价单的详细界面上相应会出来【生成采购单】的按钮（见图2-8），点击【生 成采购单】，即可生成采购单。图 2-8 2.5 查看/搜索询价单系统提过了多种方式来查看/搜索已创建的询价单。图2-9 中 1 ○通过询价单的编号来查看询价单的详细信息； ②是通过询价单号模糊搜索以输入单号开头的所有符合条件的询价单； ③是通过零件号和零件类型模糊搜索出符合条件的询价单的子项；C Copyright ○2011 2BizBox12 ④是搜索出所有需要审批的询价单，即搜索出所有未审批的询价单； ⑤搜索出系统中所有过期的询价单； ⑥搜索出系统中所有打开的询价单。

图 2-9 3. 采购单的基本信息维护采购单是供应部维护的最重要的信息，包含采购单的添加、修改以及审核。 3.1 添加采购单C Copyright ○2011 2BizBox13图 3-1单击“图3-1”红框中所示的【添加采购单】，即可进入“图3-2”所示的 添加采购单界面。图 3-2 添加采购单界面参数释义：界面参数 参数释义 供应商编号填入需要采购的供应商编号或者点击 ，从地址模块中选择供应商的编号点击【添加】，即可进入更新采购单界面。 3.2 更新采购单C Copyright ○2011 2BizBox142BizBox 提供了多种方式进入采购单更新界面，在此界面中可以完善或修改 采购单的信息：图 3-3 下面分更新采购单的基本信息和更新采购单项来介绍： 3.2.1 更新采购单的基本信息 更新采购单的基本信息界面参数释义：界面参数参数释义 采购单号采购单号是由系统自动生成，采购单一旦创建，系统就会给出一个唯一标识该采购单的号 采购单日期创建该采购单的日期，不可更改 采购单状态采购单的状态，新建时状态为未审批 审批日期审批该采购单的日期C Copyright ○2011 2BizBox15 供应商销售单 供应商所提供的销售单的号 号 审批人审批该采购单的领导 供应商编号需要采购的供应商编号 付款方编号我方付款的地址编号，默认为控制面板公司设置中的付款方地址，可更改 收货方编号我方收货的地址编号，默认为控制面板公司设置中的收货地址，可更改 币种与供应商进行交易的币种 3.2.2 更新采购单子项图 3-4 更新采购单子项界面参数释义：界面参数 参数释义 项号唯一标识该采购单的子项，系统默认从‘001’开始 零件号必须输入，填入需要采购的零件 可追溯零件是否是可追溯的 类型该零件的类型 版本该零件的版本C Copyright ○2011 2BizBox16 图纸零件上是否有图纸 订单数量需要订购的零件的数量 收货数量已经收到供应商的零件的数量 在途供应商已经发出，但还未到达我方的零件的数量 单位零件的单位 采购单位数量 采购单所使用的零件的单位 税率需要缴纳的税率 折扣率供应商折扣的比率 成本/单位采购的零件的单价 小计小计 = （单价×数量）- 折扣 发货日期供应商可以发货的日期 到达日期零件可以到达我方的日期 状态采购单项的状态 备注可填写任意关于该项零件的信息，如采购零件价格波动的原因在“图3-4” 中可以添加采购单的子项，在零件号和数量中输入需要 采购的零件，点击 按钮，系统进入更新采购单项的详细界面。

C Copyright ○2011 2BizBox17图 3-5在此界面可以输入或更改零件的单价，折扣，税率，备注等信息， 点击【确定】即可将此项加入到该采购单中。在“图3-3”中，所有信息完成后，点击【提交】，即可完成采购单信息的 修改。 3.3 采购单详细界面采购单详细界面给出了采购单的所有信息，采购单上具体属性的含义可以在 更新采购单上查看。除此之外，领导可以在采购单详细界面上进行审批（点击 按钮，若无审批权限，可先添加采购单审批人），一旦审批，该采购单的状态就 变成“打开”。“图3-6”中下面的红方框给出了采购单的金额信息。小计为此 采购单的所有子项的小计之和，总计=小计+税+运费。C Copyright ○2011 2BizBox18图 3-6 3.4 建立预付款若采购合同中有预付款的规定，那么可以对采购单创建预付款。一旦采购单 经领导审批之后，采购单详细界面上预付款的按钮即可生效。点击 图标，系 统将进入更新预付款的界面。图 3-7 3.5 更新预付款若供应商需要我方预付金额，系统提供对相应的预付款单添加预付款。C Copyright ○2011 2BizBox19图3-8图3-8 中可以添加预付款的子项，点击【提交】，即可生成一张预付款的单 子。

3.6 搜索/查询采购单系统提供了多种方式来搜索/查询采购单，图3-9 中给出了相关查询的功能： ①是通过采购单的详细单号来查询采购单详细信息； ②是根据采购单号模糊搜索以输入的单号开头的所有打开的采购单； ③是通过零件号模糊搜索以输入的零件开头的所有符合条件的采购单； ④是根据请求人模糊搜索以输入的请求人开头的所有打开的采购单； ⑤是根据项目编号模糊搜索以输入的编号开头的所有打开的采购单； ⑥是根据供应商编号模糊搜索以输入的编号开头的采购单； ⑦是根据供应商编号模糊搜索以输入的编号开头的所有打开的采购单；C Copyright ○2011 2BizBox20 ⑧是搜索出已取消的采购单项； ⑨是根据输入的供应商的编号和货运方式模糊搜索出所有的过期的采购单； ⑩是根据输入的供应商的编号和货运方式模糊搜索出所有的打开的采购单。图3-9 3.7 添加采购单审批人领导审批采购单时需要有审批采购单的权限，系统在采购模块“采购单”的 子模块中提供了添加采购单审批人的功能。C Copyright ○2011 2BizBox21图 3-10在“图1-10”的红框中点击【添加采购单审批人】，系统将进入添加采购 单审批人界面。

图 3-11填写员工的编号或者点击 按钮，选择一个员工的编号后，点击【添加】， 系统进入编辑采购单审批权限的界面。C Copyright ○2011 2BizBox22图 3-12 编辑采购单审批权限的界面参数释义：界面参数 参数释义 用户名员工的系统用户名，系统是根据员工编号自动取得的 员工编号添加采购单审批人界面填入的员工编号 审批级别填入审批人可以审批的采购单的最大金额 币种选择审批金额所对应的币种 自审批是否可以审批自己创建的采购单 备注填入关于此审批人其他的任何信息点击【确定】，完成采购单审批人的添加，即该员工获得了审批采购单的权 限，系统进入采购单审批权限的详细界面。C Copyright ○2011 2BizBox23图 3-13 4. 退货单的基本信息维护当收到供应商的零件时，需要对采购的零件进行质检。若发现质量不合格， 经技术部审核并同意不使用后可以直接将采购的零件退回给供应商。此时需要在 系统中建立相应的退货单。 4.1 添加新退货单系统提供了两种方式来添加退货单：一是输入需要退货的供应商的编号；二 是通过输入相应的采购单号，系统会列出此采购单下面的所有已经发过货的项， 选择需要退回的相关采购单的子项，点击【添加】，系统将进入退货单更新界面。

C Copyright ○2011 2BizBox24图 4-1 4.2 更新退货单图4-2 可以更新完善退货单的基本信息，同时还可以添加退货单的子项， 子项为该退货单需要退货的零件。C Copyright ○2011 2BizBox25图 4-2 下面分退货单的基本信息和退货单项来介绍： 4.2.1 更新退货单的基本信息 更新退货单的基本信息界面参数释义：界面参数 参数释义 退货单号退货单号是由系统自动生成，退货单一旦创建，系统就会给出一个唯一标识该退货单的号，不可更改 退货单日期 创建该退货单的日期，不可更改 状态退货单的状态，新建时状态为未审批 审批日期审批该退货单的日期 审批人审批该退货单的领导 供应商编号 需要退货的供应商编号C Copyright ○2011 2BizBox26 付款方编号 供应商付款的地址编号，默认为供应商的编号，可更改 收货方编号 供应商收货的地址编号，默认为供应商的编号，可更改 币种与供应商进行交易的币种 4.2.2 更改退货单子项图 4-3 更新退货单子项界面参数释义：界面参数 参数释义 项号唯一标识该退货单的子项，系统默认从‘001’开始 零件号必须输入2bizboxerp，填入需要退货的零件 类型该零件的类型 数量需要退货的零件的数量 发货数量已经退给供应商的零件的数量 单位零件的单位 退货单位该退货单所使用的零件的单位 成本/单位退货的零件的单价 折扣率供应商折扣的比率 小计小计 = （单价×数量）- 折扣C Copyright ○2011 2BizBox27 发货日期我方可以发货的日期 参考文档二 该退货单关联的采购单号 状态该退货单项的状态在“图4-3”中可以添加退货单的子项，在零件号和数量中输入需要退 货的零件，点击 图标，系统进入添加退货单子项的详细界面。

图 4-4在此界面可以输入零件的单价，折扣，税率等信息，点击【确定】即 可将此项加入到该退货单中。在“图4-2”中，所有信息完成后，点击【提交】，即可完成退货单信息的 修改。 4.3 退货单详细界面C Copyright ○2011 2BizBox28退货单详细界面给出了退货单的所有信息，退货单上具体属性的含义可以 在更新退货单上查看。除此之外，领导可以在退货单详细界面上进行审批（点击按钮，若无权限，可先添加退货单审批人），一旦审批，该退货单的状态就 变成“打开”。“图4-5”中下面的红方框给出了该退货单的金额信息。小计为此退货单所 有子项的小计之和，总计=小计+税+运费。图 4-5 4.4 搜索/查询退货单系统提供了多种方式来搜索/查询退货单，“图4-6” 中给出了相关查询的 功能： 1 ○通过退货单的详细单号来查询退货单详细信息； ②是通过多种条件搜索退货单项，可根据需要任意组合这些条件进行查询。如果 保持查询参数为空，系统将会列出所有的退货单项；C Copyright ○2011 2BizBox29 ③是根据退货单号模糊搜索以输入的单号开头的所有符合条件的退货单； ④是搜索出所有需要审批的退货单，即搜索出所有未审批的退货单； ⑤是通过零件号和零件类型模糊搜索出符合条件的退货单的子项； ⑥是根据供应商编号模糊搜索以输入的编号开头的退货单； ⑦是搜索出所有国过期的退货单项； ⑧是搜索出所有打开的退货单项。

图 4-6 4.5 添加退货单审批人领导审批退货单时需要有审批退货单的权限，系统在采购模块的“退货单” 子模块中提供了添加退货单审批人的功能。C Copyright ○2011 2BizBox30图 4-7在“图4-7”的红框中点击【添加退货单审批人】，系统将进入添加退货单 审批人界面。图 4-8填写员工的编号或者点击 按钮，选择某一员工的编号后，点击【添加】， 系统进入编辑退货单审批准